ইমেইল, মিটিং ও অফিস চ্যাটে পেশাদার আচরণের নিয়ম

কর্মজীবনে ডিজিটাল যোগাযোগের সঠিক নিয়ম জানা জরুরি। দিকনির্দেশনা দিলেন নর্দার্ন ইউনিভার্সিটি বাংলাদেশের সিনিয়র লেকচারার জাহিদ হোসাইন খান

পেশাগত জীবনে শুধু ডিগ্রির দক্ষতা দিয়ে নিজেকে অনন্য উচ্চতায় নিয়ে যাওয়া সম্ভব নয়; বরং করপোরেট বা প্রাতিষ্ঠানিক সংস্কৃতিতে নিজের আচরণ, যোগাযোগ ও উপস্থাপনা কতটা মার্জিত, তার ওপরই বহুলাংশে নির্ভর করে একজন পেশাজীবীর সফলতার গ্রাফ। বিশ্ববিদ্যালয় জীবনের পাঠ চুকিয়ে যারা সদ্যই কর্মজীবনে প্রবেশ করেছেন, সেই তরুণ পেশাজীবীদের জন্য ডিজিটাল যোগাযোগের সঠিক নিয়ম জানা অত্যন্ত জরুরি। আজকাল প্রতিষ্ঠানের অধিকাংশ অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ ঘটে থাকে ইমেইল, ভার্চুয়াল মিটিং এবং স্ল্যাক, টিমস বা হোয়াটসঅ্যাপের মতো প্ল্যাটফর্মে অনলাইন অফিস চ্যাটের মাধ্যমে। পেশাগত জীবনে পথচলার শুরুতেই কীভাবে এসব যোগাযোগমাধ্যমে সঠিক ও মার্জিত আচরণ বজায় রেখে নিজের একটি ইতিবাচক ভাবমূর্তি তৈরি করা যায়, তা জানা থাকা দরকার।

প্রথমেই আসে ইমেইল, যা করপোরেট যোগাযোগের সবচেয়ে প্রথাগত ও প্রাতিষ্ঠানিক মাধ্যম। তরুণরা অনেক সময় ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে সঠিক গঠন বা নিয়ম মেনে চলেন না, যা একদমই অনুচিত। ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন হতে হবে সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট এবং প্রাসঙ্গিক, যাতে প্রাপক প্রথম দেখাতেই এর বিষয়বস্তু বুঝতে পারেন। সম্ভাষণে পেশাদারিত্ব বজায় রাখা জরুরি। ইমেইলের মূল বক্তব্য হতে হবে পয়েন্টভিত্তিক ও সংক্ষেপিত। এ ছাড়া, ইমেইলের উত্তর বা রিপ্লাই ২৪ ঘণ্টার মধ্যে দেওয়া এবং রিপ্লাই অল ব্যবহারের ক্ষেত্রে অত্যন্ত সতর্ক থাকা পেশাদারিত্বের প্রাথমিক শর্ত।

ফেস-টু-ফেস কিংবা অনলাইনে হোক, মিটিং বা যেকোনো আলোচনা সভা একজন তরুণ পেশাজীবীর জন্য ব্যক্তিত্ব ফুটিয়ে তোলার অন্যতম বড় মঞ্চ। মিটিংয়ে অংশগ্রহণের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিক হলো সময়ানুবর্তিতা। নির্ধারিত সময়ের অন্তত ৫ মিনিট আগে পৌঁছানো বা অনলাইন লিংকে যুক্ত হওয়া উচিত। অনলাইন মিটিংয়ের ক্ষেত্রে ক্যামেরা অন এবং ব্যাকগ্রাউন্ড পরিচ্ছন্ন রাখা প্রফেশনালিজমের পরিচয় বহন করে। কথা বলার প্রয়োজন না থাকলে নিজের মাইক্রোফোনটি মিউট রাখা এবং অন্য কেউ কথা বললে মনোযোগ দিয়ে শোনা আবশ্যক। অন্যকে মাঝপথে থামিয়ে নিজে কথা বলতে যাবেন না; বরং প্রশ্ন করার থাকলে উপযুক্ত সময় বা হ্যান্ড রেজ ফিচার ব্যবহার করুন। মিটিং শেষ হওয়ার পর আলোচিত বিষয় ও কাজের দায়িত্ব স্মরণ রেখে একটি সংক্ষিপ্ত ফলোআপ ইমেইল দেওয়া অত্যন্ত ভালো একটি অভ্যাস।

বর্তমান সময়ে কাজের দ্রুততা বাড়াতে অফিস চ্যাট অ্যাপস বা ইনস্ট্যান্ট মেসেজিংয়ের ব্যবহার ব্যাপকভাবে বেড়েছে। তরুণ পেশাজীবীদের অনেকেই অফিস চ্যাটকে সামাজিক যোগাযোগমাধ্যমের মতো মনে করে ভুল করেন। মনে রাখা দরকার, অফিস চ্যাটও একটি অফিসিয়াল চ্যানেল এবং এর চ্যাট রেকর্ড সংরক্ষিত থাকে। তাই সহকর্মীদের সঙ্গে মেসেজ আদান-প্রদানের ক্ষেত্রে ভাষার মার্জিত রূপ বজায় রাখা উচিত। শুধু হাই বা হ্যালো লিখে অন্যপ্রান্তের উত্তরের অপেক্ষায় না থেকে এক মেসেজেই মূল বক্তব্যটি স্পষ্ট করুন। অফিসের চ্যাটে অতিরিক্ত ইমোজি, জিআইএফ বা সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকুন। অফিস সময়ের বাইরে জরুরি প্রয়োজন ছাড়া সহকর্মীদের চ্যাট না করাই ভালো।

কর্মক্ষেত্রে তরুণদের উদ্ভাবনী শক্তি ও মেধা যেমন প্রশংসিত হয়, তেমনই পেশাদার আচরণ প্রতিষ্ঠা করে তাদের গ্রহণযোগ্যতা। সঠিক উপায়ে ইমেইল লেখা, মিটিংয়ে শালীন উপস্থিতি ধরে রাখা এবং চ্যাট প্ল্যাটফর্মে সহনশীলতা ও পেশাদার ভাব বজায় রাখা কোনো কঠিন কাজ নয়, প্রয়োজন শুধু সচেতনতা ও চর্চা।

মডেল: রেজওয়ানা করিম

ছবি: সাজ্জাদ হোসেন